martes, 26 de julio de 2011

SIISTEMAS DE INFORMACIÓN

El nuevo responsable de Sistemas de Información
Campos Nuño de La Rosa, Begoña

Es de vital importancia considerar la información como un recurso de vital importancia para el buen funcionamiento de la empresa, motivo por el cual los entes encargados de su recolección, almacenamiento de los datos y utilización, están en responsabilidad de saberlo organizar y utilizar adecuadamente. Por ellos no debe contratarse a cualquier empleado para manejar la información, ya que se necesita personal capacitado para utilizar este tan importante recurso.
En 1981 se creó el término CIO (Chief Information Officer), el cual era considerado como la persona que “debía ser un tecnólogo generalista, más que un especialista, que pudiera cubrir eficientemente el hueco existente entre la alta dirección y los técnicos (informáticos), a la vez que aplicaba la tecnología (de la información) a la solución de los problemas empresariales y a la consecución de ventajas competitivas”.
El “directo de información”, es considerado por Herring como “una persona con estatus directivo de la empresa, con responsabilidades sobre la gestión estratégica de la información, los sistemas de información y el personal de información, desde una perspectiva global (es decir teniendo en cuenta la empresa en su conjunto). Citando a Picot, señala que “las habilidades esenciales del director de información son estratégicas más que operacionales, y están, por consiguiente, más relacionadas con el establecimiento de una política de información conjunta en la empresa que con la elección de un sistema de información concreto”.
Estas funciones han ido apareciendo probablemente debido a:
1.     El proceso de datos. Es necesario alguien que vigile la información, que exista un control de la información que entra y sale de la empresa.
2.     Sistemas de información para la dirección. Es necesario gestionar la información, para esto, es requerido una persona con conocimientos suficientes para realizar esta actividad.
3.     Sistemas de información estratégicos. Un director general debería hacerse cargo de la integración de las decisiones.
El directo de sistemas de información debe ser una persona con características de líder, que sea capaz de dirigir personas.
Existen ciertos factores que dificultan la relación entre los directivos de los SI y el resto de la organización, como por ejemplo:
·      Falta de comunicación.
·      Falta de visión del director de SI/TI.
·      Diferencias culturales.
·      Falta de visión de la dirección general.
La función del responsable de SI/TI está basada en considerar una estrategia empresarial, y de ahí establecer las estrategias de SI/TI, a partir de esta, a su vez, se plantean dos incertidumbres: qué es la estrategia SI, y cómo funciona, o cómo se plantea la estrategia TI. El Cómo y el Qué están también relacionados entre sí.
El director de la empresa debe:
·      Utilizar las TI como herramientas de diseño.
·      Ubicar la gestión de las TI muy próxima a la cúpula organizativa.
·      Situar las TI y a su director como motores de cambio.
·      Formar un equipo directivo que incluya el director de SI/TI.
·      Transmitir al resto de la organización, los mismos valores sobre las TI.
·      Considerar las TI como algo vinculado a la estrategia.
Un director debe poseer las siguientes cualidades:
·      Ser un buen comunicador.
·      Experiencia tecnológica.
·      Ser un buen oteador de nuevas tecnologías.
·      Conocimientos de los valores de la organización.
·      Experiencia en planificación.
·      Tener integridad, credibilidad y predisposición.
·      Actuar como facilitador/consultor.
·      Experiencias en ámbitos laborales distintos.
·      Habilidad para trabajar con asuntos complejos.
·      Orientación a resultados y nuevas ideas.
El director de SI/TI es necesario para asegurar la supervivencia de las organizaciones modernas.
La empresa y su relación con los SI/TI deben adaptarse a los cambios económicos mundiales, tecnológicos y empresariales de la actualidad.

La técnica de gestión integral de la información
Miguel Ángel Estéban Navarro

Esta técnica pretende administrar y controlar holísticamente, con la ayuda de la informática, cualquier tipo de datos e información que se encuentran en la organización en la que se esté utilizando. Esto con la finalidad de usar todos los recursos informativos que tiene una empresa, para la elaboración de los mensajes documentales que el sistema emite como respuestas a las demandas de los usuarios. Es por esto que se decidió crear la técnica de “integral”. Con esto también se quiere dar a conocer que este movimiento se crea por la insatisfacción donde se comprueba que la “disgregación” de la información dificulta una conversación. Entonces, se pretende mejorar la comunicación, tenerla como un medio eficaz, del día a día y que sea realmente necesario para las organizaciones.
La técnica de gestión integral de la información nace de la disciplina de la Gestión de los Recursos de Información, su labor es reflexionar acerca de sus fundamentos teóricos, el desempeño de la práctica más conveniente y su relación con la administración de organizaciones.
Un sistema de información consiste en la integración y organización de una serie de elementos que permiten desarrollar un proceso de comunicación de conocimiento mediante la adquisición, almacenamiento, transformación, recuperación y transferencia de datos adecuados a las necesidades y demandas de sus usuarios. Es el producto de la reunión de un proceso, la representación, organización y comunicación de datos brutos, flujos de información y documentos mediante las adecuadas aplicaciones técnicas y habilidades intelectuales, y los entes físicos que soportan y dirigen ese proceso.
El sistema de información de las organizaciones se clasifica de la siguiente manera:
·      Subsistema de creación de datos.
·      Subsistema de transmisión de datos y de regulación de los flujos de información.
·      Subsistema de gestión de la información documental.
o   Subsistemas de gestión de documentos externos.
o   Subsistema de gestión de documentos internos.
§  Subsistema de gestión de documentos administrativos:
·      Activos.
·      Semiactivos.
§  Subsistema de gestión de documentos de archivo.
Fruto de la evolución de la técnica de gestión integral de información, apunta con el próximo milenio a un nuevo modelo de sistema de información en las organizaciones, cuyos rasgos más sobresalientes serán la autmatización completa en la creación y la gestión de datos, documentos y flujos de información, la planificación de un programa global y único de gestión de la información, la integración de recursos informativos con independencia de su naturaleza y su procedencia durante la construcción de mensajes documentales, y la capacidad de crea nuevo conocimiento. Su principal funci´es la gestión y la característica más eculiar de sus técnicas es laintegración.
La integración debe considerarse en el contexto particular de cada organización.
Si es posible, se debe presentar la estrategia a seguir para la implantación de un SIGI, y elaborar una metodología común para su planificación, desarrollo y evaluación. Esta metodología debería ocuparse de dotar a los gstores de a información de reglas, criterios, técnicas e instrumentos para realizar las sguientes etapas: análisis de los entornos informativos interno y externo de la organización y sus cauces de comunicación; identificación y análisis de las necesidades informativas de la organización en conjunto, de los subsistemas y de usuarios concretos; identificación, localización, inventario, análisis tipológico y evaluación de los recursos informativos, los criterios de organización que se siguen y los flujos de información que se producen; medición de costes y valoración de los recursos informativos de acuerdo con su importancia para la finalidad y la estrategia de la organización; estimación, adquisición y organización de recursos materiales y humanos necesarios; análisis, diseño, desarrollo y prueba del sistema automatizado de creación, gestión, recuperación y comunicación de la información; adecuación y organización de los recursos informativos al nuevo sistema y definición de los nuevos procedimientos de gestión; programación de la aptación de recursos externos; y puesta en marcha y evaluación del sistema.
Los inventos futuros liberarán al gestor de la información de la realización de las tareas más simples y repetitivas, permitiéndole su concentración en otras más creativas, como la planificación y dirección de sistemas de información, la detección y evaluación de recursos informativos, la identificación y satisfacción de necesidades informativas, la formación de secciones de referencia electrónicas, la investigación en mejoras de técnicas de tratamiento y recuperación de información, la construcción de mensajes documentales adecuados a las demandas de los usuarios y la creación de conocimiento.

El qué y el cómo del diagnóstico del Sistema de Información Gerencial
Ivis Goñi Camejo

Estudio del sistema de información existente en una organización, que incluye el diagnóstico del subsistema de información externa e interna, con énfasis en la determinación de los flujos de información; el diagnóstico e inventario de la infraestructura tecnológica y del resto de los recursos que se utilizan para la gestión de información en la organización. Tiene como objetivo identificar los problemas y las brechas que existen en todos los subsistemas que lo componen, llegar a conclusiones generales y sugerir recomendaciones, que luego se plantean a modo de solución en la etapa de diseño o perfeccionamiento del sistema.

Auditoría es el proceso de acumular y evaluar evidencia, realizado por una persona independiente y competente, sobre la información cuantificable de una entidad económica específica, con el propósito de determinar e informar sobre el grado de correspondencia existente entre la información cuantificable y los criterios establecidos.

En un primer nivel de prioridad, el SIG debe estar dirigido a los directivos de las organizaciones, y en un segundo nivel de prioridad, a la fuerza productiva y demás miembros de una entidad.
Debe garantizar la gestión de la información confiable y oportuna que éstos necesitan, para facilitar el proceso de toma de decisiones y permitir que las funciones de dirección, planeación, gestión, control y operaciones se realicen eficazmente en la organización. De ahí que dicho estudio se enfoque fundamentalmente hacia la detección de las fuentes, servicios y sistemas, como recursos informativos, y de los problemas subyacentes para obtener un inventario de los recursos, y una serie de medidas para el mejoramiento de la gestión de información en la organización.
La información detallada mínima que corresponde solicitar a la organización comprende:

- Tipo de institución.
- Objeto social, misión y visión.
- Estructura de la organización: unidades organizativas en que se divide.
- Tipo y complejidad de la producción y los servicios de la organización.
- Existencia, estructura y funcionamiento de un área o departamento de información o de informática.
- Presencia e idoneidad de los recursos humanos necesarios para el SIG.
- Disponibilidad y obsolescencia de las tecnologías de información y comunicación (TICs) y nivel de automatización y acceso.

Las técnicas de captación de información, y herramientas de procesamiento y análisis de información, que deben utilizarse son:

- Análisis documental.
- Realización de entrevistas.
- Observación.
- Procesamiento de entrevistas.
- Diagramación de procesos y flujos.
- Síntesis y elaboración del informe.
Para el diagnóstico de los subsistemas de información y los recursos existentes, se aplican las siguientes técnicas: análisis de documentos, entrevista y observación.
Se requiere recolectar información en los siguientes aspectos:

1. Características de la organización.
1.1. Presentación de la empresa.
1.2. Ideas rectoras (principales características).
2. Subsistema de información externa.
2.1. Públicos externos (clientes, competidores, proveedores, colaboradores, reguladores,etc).
2.2. Contenidos o temas de la vigilancia del entorno (entorno socioeconómico, político, tecnológico y de mercado).
2.3. Acciones de comunicación hacia el entorno (generación de información hacia el entorno).
3. Subsistema de información y comunicación interna.
3.1. Estructura administrativa y funcional.
3.2. Identificación y descripción de procesos y subprocesos.
3.3. Descripción de flujos de datos e información de los procesos.
3.4. Canales y vías de la comunicación interna.
4. Inventario y diagnóstico de la infraestructura tecnológica (medios, redes y sistemas).
5. Levantamiento de otros recursos para la gestión de información.
5.1. Recursos humanos.
5.2. Cartera de productos y servicios de información.
5.3. Fuentes, productos y servicios a los que se accede.
5.4. Elementos de seguridad informática.
Una vez procesada y analizada toda la información, se utilizan los resúmenes elaborados durante el estudio y se elaboran los que sean necesarios. Se sugiere confeccionar un resumen ejecutivo que facilite su lectura por parte del cliente. Dicho resumen debe contener una introducción breve y sencilla, que refleje la caracterización de la empresa, su estado actual y sus perspectivas de desarrollo, enfocadas sobre todo a las proyecciones con respecto a la gestión de información. Debe incluirse además, la lista de problemas identificados y las conclusiones y recomendaciones derivadas del análisis.
Una segunda parte deberá contener los resultados del procesamiento y análisis realizado, sobre todo de los diagramas y tablas que aportan mayor visibilidad al ejecutivo, sobre la situación de la empresa. Además, deberán reflejarse en anexos, otras salidas que sean de interés, previamente definidas, como el dictamen técnico de la infraestructura tecnológica, los flujos informativos de determinadas áreas, la propuesta del procedimiento de actualización de la intranet por áreas temáticas, indicadores y responsables de su actualización, la descripción de los subsistemas de información definidos en el estudio, los flujos informativos sea por áreas, por usuarios, por procesos, etcétera.
Finalmente, se recomienda desarrollar un sistema automatizado, por la ventaja que supone realizar y salvaguardar el estudio del sistema de información con calidad, rapidez, eficiencia y con el mínimo uso de materiales.

Sistema gerencial para industrias
Asociación Argentina de Control Automático (AADECA)

Todo proyecto de automatización debe estar sustentado en un Sistema de Información Gerencial que se estructure dentro del marco del Plan Estratégico de la organización que integer de un lado, las actividades productivas, basadas en información de planta, y las actividades administrativas de gestión fundamentadas en información documentaria.
Por otra parte, el empresario y el capital humano que laboran en la empresa, requieren una actitud de cambio, es decir, romper esquemas, paradigmas y comportamientos obsoletos.
Un SIG es importante para el apoyo en las operaciones, la administración, el análisis, las funciones y las transacciones para el proceso de toma de decisiones en las organizaciones con una vision a futuro. Es útil para suministrar información interna y externa; al establecerse un sistema usuario – máquina, los administradores pueden monitorear y controlar los procesos en tiemp real en los equipos y plantas piloto existentes.
Actualmente, las grandes compañías fabricantes de Sistemas de Control han reconocido el valor de este concepto y están en el proceso de integrar tecnologías abiertas en el diseño de sus sistemas.
Estas tecnologías incluyen bases de datos relacionales, sistemas operativos abiertos, Intranet/Internet, modelos de simulación, minería de datos y sistemas de inteligencia artificial, entre otros.
Desde una perspectiva simplificada en cualquier negocio hay tres funciones principales: fabricar productos, venderlo inteligentemente y observar si se generan ganancias. Los diseñadores de SIG_PI analizaron estos puntos y desarrollaron una interfase basada en ingeniería, producción e ingreso de órdenes de compra.
Este proceso necesariamente involucra al personal; de eso se trata la era informática de: tomar más y mejores decisiones en el frente de trabajo a la vez que se desarrolla la capacidad de adaptarse a las necesidades de los clientes con costos cada vez más bajos, gracias a la eliminación de la burocracia y gastos generales, todo esto con un enfoque competitivo.
Automatizar en la actualidad conlleva una connotación filosófica porque involucra la vision empresarial del grupo humano (stakeholders) que orienta a la empresa con una visión a futuro. Consiste en disminuir la intervención humana en la ejecución de secuencias o procesos industriales. Sobre todo se aplica en tareas rutinarias o monótonas, que implican riesgo a la vida y en otras de considerable probabilidad de ocurrencia de fallas. Se han desarrollado técnicas denominadas técnicas de automatización, cuyo objetivo es mejorar las condiciones de trabajo, haciéndolo más productivo y eficiente; sin embargo, alcanzar dichos objetivos no representa plena garantía de obtener una mayor rentabilidad.

La visión de la empresa es el enunciado permanente que comunica los fundamentos de la organización en términos del propósito corporativo; el alcance del negocio y el liderazgo competitivo. Los principales componentes de la visión de una empresa son: La misión, segmentación del negocio
(identificación de las unidades de negocio), la estrategia horizontal y la integración vertical (interacciones de las unidades estratégicas de negocios), la filosofía corporativa y temas estratégicos especiales.

La misión de la empresa representa un enunciado del producto, mercado y ámbito geográfico actual proyectado al futuro.

Unidades de Negocios (SBU’s, Strategic Business Units). Una SBU es una unidad de operación o un enfoque de planeación que vende un conjunto singular de productos o servicios a un grupo objetivo de clientes en competencia con un conjunto de competidores definidos. La SBU representa el nivel de análisis donde se concentra la mayor parte del esfuerzo de la planeación estratégica.

El Modelo de Gartner Group
Gartner Group desarrolló un modelo en el que divide al CIM en cuatro componentes:

a) Planificación de los recursos de la empresa (Enterprise Resource Planning, ERP)
b) La administración del proceso de fabricación en la planta (Manufacturing Operation Management, MOM)
c) El Sistema de Control OIS
d) La planificación e ingeniería asistida por computadora (Computer Assisted Planning and Engineering, CAPE)

El Sistema de Administración de Operaciones de Fabricación MOM se define como un sistema proactivo utilizado por el personal de la planta con el objetivo de mantener un balance en tiempo
real entre los siete agentes de fabricación que son:

Órdenes de Fabricación:
Administración de recetas, estado de trabajos, especificaciones técnicas.

Operaciones: Instrucciones y avisos para los operadores, no solo alarmas, sino también actividades programadas como la toma de muestras para laboratorio e inspecciones.

Materiales: Incluye la trazabilidad de lotes e inventarios de material en producción.

Equipos: Cubre el inventario de máquinas, herramientas y mantenimiento predictivo y correctivo.
Mano de obra: Adicionalmente a las actuales tareas de administración y de asistencia de personal, se agrega la administración de equipos de trabajo y el inventario de la capacidad del personal que integra la compañía.

Calidad: Incluye la predicción de problemas de calidad, la aplicación de técnicas de control estadístico y la administración de los procesos bajo la norma ISO 9000.

Medio Ambiente, Salud y Regulaciones: Relacionado con el cumplimiento de regulaciones. En
este sentido, con la emisión de los correspondientes reportes.
Gartner Group se identifica como uno de los grandes desafíos del MOM la brecha que presenta entre los otros tres (3) integrantes del CIM; se refiere a los siguientes aspectos: La falta de interés que ha despertado la automatización. El Insuficiente o nulo grado de automatización que actualmente tienen. El escaso nivel de conocimientos disponible para la automatización. Las Herramientas de Inteligencia Competitiva para las empresas existen muchas, pero en el desarollo de esto documento se presenta una que está tomando cada vez mayor fuerza y es la Automatización Industrial. Con ella es possible identificar paradigmas basados en la economía del conocimiento, ya que incorpora modelos, conceptos y tendencias tecnológicas que permiten la solución de problemas complejos.
Se aprecia también la relación de los Sistemas de Información Gerencial como una herramienta de Prospectiva Tecnológica al integrar las operaciones de la empresa y la administración con la toma de decisiones y una visión al futuro.